واژهنامه پیکا · دانش، سند و بازیابی
DMS چیست؟
DMS سامانهای است که چرخه عمر سند را مدیریت میکند: ایجاد، نسخهبندی، طبقهبندی، کنترل دسترسی، جستوجو، نگهداری و امحا. تفاوت آن با یک پوشه اشتراکی در این است که هر سند متادیتا دارد، هر تغییر ثبت میشود و مشخص است کدام نسخه معتبر و کدام نسخه بایگانی است.
نام دیگر این اصطلاح
سامانه مدیریت اسناد
تفاوتی که معمولاً اشتباه گرفته میشود
DMS بایگانی صرف نیست؛ کنترل نسخه و سیاست نگهداری بخش جدانشدنی تعریف آن هستند.
کجا با آن روبهرو میشوید
سیاست امحا بهاندازه سیاست نگهداری اهمیت دارد؛ سند بیدلیل نگهداشتهشده یک بدهی حقوقی است.
راهنمای کامل این موضوع
این صفحه فقط تعریف است. توضیح کامل، معیارها و مثالها در صفحه زیر آمدهاند.